【会議に役立つ】会議において重要なホワイトボード。有効な活用術とは？
情報共有の場において重要な効力をもたらすホワイトボード。
特に会議においてはホワイトボードを上手く活用することで、その生産性は数倍にもなると言われています。
ホワイトボードのもたらす効果とその有効活用術とは？
明日から会議の時間を削減し能率を上げる、ホワイトボードの有効的な活用方法についてご紹介します。
知っておくべき、ホワイトボードの使い方
会議室には必ずあると言っていいほど標準装備されているホワイトボード。
議事を効率良く進め、実のある会議にするためには欠かせないパワフルなツールです。
ですが、実際会議の進行役はホワイトボードを十分に活用できているでしょうか？会議をテンポよく進めるために、今一度ホワイトボードの使い方を見直してみましょう。
ホワイトボードを活用し「時短会議」の導入
毎日様々な形で行われる会議は、どれだけ能率を上げるかが非常に重要になってきます。
無駄な会議や、時間を決めずダラダラ進めてしまう会議をすることで、仕事に必要なはずの会議が仕事の邪魔をしているというケースは少なくありません。
会議の効率を上げるためにまず意識すべきことは「時間の削減」。
「10分ミーティング」「20分ミーティング」など、長尺の会議以外に時間に制約を設けた話し合いをすることで、テンポよく進み議論のスピードが大幅に上がることがあります。
そして、時間の短い会議を実現させるためにホワイトボードの有効活用は欠かせません。
ホワイトボードは会議前から活用しよう
ホワイトボードの活用は、会議前から始まります。
全員が集まってからホワイトボードに本日の議題などを書き出していたら、それだけで会議は長引き、最初から集中の乱れにも繋がります。
会議が始まる前に、せめて以下の事だけでも書き出しておくと良いでしょう。それだけで頭から引き締まり、会議の進行がスムーズになります。
本日の議題、タイトル
「今日何を決めるか」を明確に共有するため、本日の議題やタイトルは会議前に必ず決めておきましょう。
注意事項とルール
会議中話が脱線しないように、予めルールと注意事項をホワイトボードに記しておきましょう。
例えば新商品や新規事業のアイディアを初めて募る会議の時などは、「実現可能か不可か今議会では問わない」「予算は考えず別途調整」など。
最初は間口を広げブラッシュアップは今後の会議でしていくなど、ルールでその会議の在り方を明確にしておきましょう。
タイムスケジュール
ボードに全体のタイムが記載されていることで、決められた時間で結論へ辿り着こうとする意識が生まれるため無駄な発言が減ります。
会議前に簡単なアジェンダをホワイトボードに記しておきましょう。
このように、会議前にホワイトボードで準備をしておくだけで時短に繋がり、会議がより効率の良いものへとなります。
ホワイトボードに書くのは進行役
進行役と書記が分かれており、ホワイトボードを書記に書かせる会議をたまに見かけますが、ホワイトボードに書くのは進行役、「ファシリテーター」に統一させるのが良いでしょう。
ホワイトボードは全員の意識を自分に集中させ、会議の進行をリードするのに最も有効な手段です。書記がホワイトボードに記し、進行役が会議を進めてしまうことで参加者の意識が二分されます。
全員の意思を汲み取りながら整理し、明確な合意形成を進めるためにもホワイトボードは会議のリーダーが記録しましょう。
書いた内容は指して確認する
参加者の発言をホワイトボードに書き留めたあとは、その内容を指さしながら本人に確認していきましょう。
言葉だけで話していても意外なほど頭に残らないことが多いです。
ましてや会議も佳境に差し掛かった終盤の確認時など、集中力が途切れている参加者も多いでしょう。
「こういうことですね？」「これで進めますがよろしいですか？」など、書いた文字を差し視覚も交え相手に確認することで、理解がより深まります。
参加者全員より深い議論ができるよう、ホワイトボードに記載した内容は差しながら確認していきましょう。
ホワイトボードの書き方について
ホワイトボードの使い方や有効性が理解できたと思いますが、書き方も重要なポイントとなってきます。ホワイトボードの書き方について、ポイントをご紹介します。
適切な大きさで書く
ホワイトボードには、会議の参加者全員が良く見えるよう適切な大きさで文字を書きましょう。
まずは小さく書きすぎないように、一番遠い席からでも見える文字の大きさを意識します。
ですが、ただただ大きく書けば良いわけでもありません。大きく書けばもちろんボードに書ける量が減ります。
できれば、一つの議題に関して全ての内容を書けた方が望ましいです。
ある程度議題ごとに書ききれるよう工夫すると良いでしょう。
色を使い分ける
マーカーの色を分けることで発言を整理し、重要な内容とそうでない事柄との差別化を図れます。
ただやたら色を使い分けても余計見づらくなるので、3色程度で使い分けましょう。
重要な発言は赤、決定事項は青、その他が黒、など。
誰の目にも明確に色分けすると、参加者はよりホワイトボードの内容を理解することができます。
要点を押さえて書く
会議のまとめ役であるファシリテーターには、要約のスキルが求められます。参加者が発言した内容を一字一句、違わずホワイトボードに起こすわけにはいきません。
会議をスムーズに進めるためには、発言した内容を簡潔にわかりやすく要約しホワイトボードに反映させる力も必要となってきます。
ですが、あまりに短絡過ぎる箇条書きにならないよう、後で見返した時意味がわかるように気をつけましょう。
キーワードの意図がきちんと通じるよう、板書はポイントを押さえコンパクトに。
まとめ
この様に、普段の会議もホワイトボードの活用方法を見直すだけで、よりテンポよく効率的に進めることができます。
会議の能率を上げたい方は、ホワイトボードの使い方から見直してみては如何でしょうか。
大手町サンケイプラザでは、（大）（小）２種類のホワイトボードをご用意しております。ぜひ会議でのご利用時にはご利用をいただければと思います。
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