研修会や懇親会、企業セミナーなど、様々な用途で利用される貸し会場（ホールやカンファレンスルーム）ですが、企業による大規模な使用から個人の小規模な催しまで、貸し会場の利便性は広がりをみせています。

そんな便利な貸し会場ですが、当日になって「意外と駅から遠かった」「思った以上に部屋が広かった」「必要な機材が手配できていなかった」など、「あらかじめ確認しておけばよかった…」というような細々した後悔がでてきてしまう経験がないでしょうか。
いざ、借りるとなると、様々な懸念や疑問点がでてくるものです。

今回は、そういったホールや、カンファレンスルームを借りるときに起こる可能性のある「失敗例」をもとに選び方のポイントをご紹介します。
あとから後悔しないためにも、会場選びのノウハウや失敗例を予め把握して、当日の予期せぬ事態を最大限なくしていきましょう。

失敗例1　用途に適していない

会議・イベント・セミナー・試験・展示会など
開催される催しには様々な用途がありますが、貸し会場選びで一番起こりがちな失敗は「催事用途に適していない」ということです。

人数の割に部屋が大きすぎたり小さすぎたり、開催するイベントの内容に会場の雰囲気があっていなかったり。
開催するイベントの用途に対して、適した場所を選ぶことができているか今一度、確認してみましょう。

中でも注意が必要なのは「午前枠/午後枠/終日枠」といったように、会場側が予め時間枠を定めている場合です。

時間枠内に収まる配分で催しが進めば問題はないのですが、実際には、終了時間に誤差が出てしまうこともあるかと思います。
そのような誤差を予め想定して、時間枠は余裕を持って取っておく方が良いでしょう。

通常、貸し会場では、準備時間、撤収時間も含めて借りるのが通例となっている事が多いため、その点も注意していきましょう。

失敗例2　事前確認や想定ができていない

貴重な時間を割いて来場する参加者は、特に「無駄」を嫌います。
参加者に少しでも「無駄」を感じさせる出来事が起これば、イベントの満足度は途端に下がってしまいます。
会場選びの段階で「起こりうる無駄」を想定し、できるだけ排除できるよう、事前確認をしっかりと行いましょう。

例えば、受付です。
イベントやセミナーで一番やってはいけないのが、入場の際の段取りが悪く来場者を待たせてしまうこと。
受付の段取りが悪いと最初の印象が悪くなってしまい、イベント開始時間がずれてしまうだけでなく、その後のイベントでもネガティブなイメージを持たれてしまうことがあります。

そうならないように、会場選びの段階で、受付スタッフの有無や受付の対応内容を確認しておきましょう。

事前に下見ができるのでしたら、受付まわりの導線確認も同時に行うと更に安心です。

プロの営業スタッフや技術スタッフが常駐していて、丁寧に対応してくれる貸し会場もあります。
来場者のイレギュラーな質問にも難なく対応でき、当日トラブルになりやすいことへの対処も事前にシミュレーションしているので、主催者にはとても心強いでしょう。

他にも、最寄り駅からの道順が分かりづらい場所であったり、建物の入口から会場までが行きづらかったり、機材の段取りができていなかったりと、「無駄」は色々なところで起こりえます。
イベント内容がどんなによくても、その他で無駄が多く起こってしまうとセミナーの失敗へ繋がります。
あらかじめ様々な無駄を想定し、会場選びに臨みましょう。

まとめ

失敗例を見ておくと、選び方のポイントが見えてきますね。
会場を借りる前に、事前にしっかりと情報を集め、当日の予期せぬ失敗が起こらないよう手配しましょう。

大手町サンケイプラザでは、営業営業、技術担当、設営担当が常駐しており、もちろん当日の急な対応も、できる範囲とはなりますが、ご協力いたします。ただ、事前に余裕を持って準備を頂きますと、当日もスムーズに進むかと思いますので、会場選び時にお悩み事がございましたら、ぜひ、お気軽にご相談ください。