今年も６月の株主総会シーズンが終わり、担当の方々は、ほっとしている頃ではないでしょうか。

さて今回は、来年２０２０年に向けての「株主総会を貸し会議室、貸し会場で行う際のポイント」などをまとめになります。

貸し会議室、貸し会場といえば、セミナー、懇親会など多用途に適した会場や充実の設備、交通の便が良いことなどから様々な目的で利用されます。
幅広い利用が可能になるのは、貸し会議室が持つ様々なメリットによるものでしょう。
その利用方法はセミナーや会議、自社イベントだけでなく、国際会議やプレス発表などイベントホールやコンペティション会場などを借りきって華やかに開催されるようなイメージの催しまで多岐に渡ります。
特に最近ではその利便性を活かし、貸し会議室を使った株主総会の開催も増えてきています。

貸し会議室で株主総会を行うことのメリットは大きく、株主に積極的に参加してもらうことや自社により興味を持ってもらうことに一役買っています。
今回は、株主総会を貸し会議室で開催するメリットや気をつけるべき点についてご紹介します。

貸し会議室で株主総会をするメリットって？

株主総会の目的

毎年事業年度が終了した後に開催が義務付けられている株主総会ですが、開催にあたって一番重要な目的は「株主と良好な関係」を築くことです。
役員人事、決算報告、剰余金の配当など、株主総会で行うことは多岐にわたりますが、全ては出席して頂いた株主に自社の現状を把握してもらい、より興味を持ってもらうことに尽きます。

そして、そのためには、各主要都市に存在し数が多くビジネス用途に作られた設備の貸し会議室は、株主総会を円滑に開催できる会場としてとても適しています。

開催にあたってのポイント

貸し会議室で株主総会を開催するにあたって、注意するべきポイントを考えましょう。
株主総会を行う会場として、

・立地
・料金
・収容人数
・設備
・プラン

などを考える必要があります。
交通の便がよく必要な備品を簡単に調達できる点など、株主総会を貸し会議室で行うメリットは多いですが、上記ポイントに気をつけ、本当に株主総会の会場として相応しいかを必ず現地まで直接確かめに行って見極めましょう。

貸し会議室の強みを活かす

貸し会議室はオフィス設備が非常に充実しており、企業向けイベントに柔軟に対応できます。その強みを活かしましょう。

【貸し会議室の強み：①】多用途な部屋
まずは様々な広さや多彩な用途を持つ部屋が多数存在することです。
大きなホールから分割型の会議室まで、使用目的に合わせて自由自在なレイアウトが可能です。
自社ではできないレイアウトや配置で株主総会を開催することができます。
事前にオフィスとして利用しておくと使い勝手も把握することができ、より良いかも知れません。

【貸し会議室の強み：②】スタッフの簡単な外注
貸し会議室であれば、プロスタッフの外注も非常にスムーズです。
設営スタッフや運営スタッフが足りなくても、貸し会議室なら一時的なスタッフ確保を無理なく行えます。
 

【貸し会議室の強み：③】充実したオフィス設備
大型プロジェクターや映像機器、様々なデバイスに適したガジェットや音響設備など。
自社では保有しにくい様々な大型の機材が揃っています。
株主総会のときだけに必要な大型のスクリーンなどの機材は、貸し会議室のレンタルで全て解決してしまう点も強みのひとつでしょう。

株主総会は貸し会議室で

このように、貸し会議室には株主総会を行うためのメリットが揃っています。
一般的な貸し会議室の使い方といえば、企業のセミナーやイベント、自社の会議など一時的な利用としてのイメージが強いと思います。
ですが、近年ではその利便性の高さから「サテライトオフィス」として貸し会議室と付き合う会社も増えてきています。

「企業の拡張オフィス」といった具合に、一時的ではなく長期的にレンタルするケースです。
株主総会の開催や一時利用だけでなく、様々な用途や長期での利用が可能な貸し会議室。
貸し会議室を上手に活用することで、自社の問題や苦労が軽減されるかも知れませんね。

最後に

大手町サンケイプラザでも、毎年多くの企業様が株主総会を開催されております。

会場といたしましても、十数年のノウハウがありますので、当会場に少しでもご興味がある企業様は一度、お問い合わせいただければ幸いです。