セミナーや学会は、その内容だけでなく運営の仕方やホスピタリティにも多くのことが望まれます。
中でも、まず初めに人の目に触れる「受付」は特に重要。
来場者の窓口となる受付は、そのセミナーや学会の第一印象を決定づける大切なポイントです。
では、どんな点に気をつければ良いのでしょうか？
今回は、セミナーや学会の受付の人が心がけるべきことを中心にご紹介します。

受付の対応でセミナーや学会の「格」が上がる？

受付はセミナーや学会全体の窓口になる大切なポジションです。
来場者から参加費を受け取り、資料を渡したらそれでおしまい、というわけではありません。
運営サイドと来場者は、当日まで対面せずにメールやSNSのみで連絡を取り合うことも珍しくありません。
そのため、初めてお互いが顔を合わせるのが「受付」となります。

受付の対応次第で、その日のセミナーや学会の充実度は大きく変わってきます。
受付担当者は、自分が単なる雑用スタッフではなくセミナー全体の窓口であり、会場全体の品位を左右する「顔」であることを強く意識しましょう。

受付の主な仕事

受付の仕事は、来場者への応対や案内、資料配布や名刺受け取りが主な業務となります。
ですが、来場者からのさまざまな要望に対応しなければいけないので、その仕事内容は多岐にわたります。
セミナーや学会の内容把握だけではなく、来場者にはトイレの場所や喫煙所の有無、会場周りの道案内など様々なことを訊かれますので、館内全体を把握しておく必要があります。
その他にも受付で把握しておくべき情報はとても多いので、色々な情報を一元管理できる体制を整えておきましょう。

名刺の取り扱い

セミナーや学会の受付では、名刺の取り扱いは必須です。
名刺はビジネスパーソンにとって顔のようなものなので、失礼のないようキチンと取り扱う必要があります。
受付担当者が押さえておきたい名刺の取り扱いに関するマナーを見ていきましょう。

一般的な名刺交換と同じく、名刺を預かる際は必ず「両手」で受け取りましょう。
間違っても片手で受け取るようなことはせず、受け取りの際は「頂戴します」と一言添えるとより丁寧です。
また、受け取る時は名前や会社のロゴを指で隠してしまわないよう気をつけましょう。
指で隠さないように両手で受け取り、受け取ったら相手の顔を見て、より丁寧な印象を与えられるよう心がけましょう。

いただいた名刺は揃えて置きます。
「雑に扱われているな…」という印象を与えてしまわないよう、向き・方向を揃えましょう。
そして、揃えた名刺は速やかに所定の保管場所に収納し、次の対応を行いましょう。

名刺の取り扱い、そして何より大切なのは「おもてなしする気持ち」です。
受付担当者全員でこの認識を共有し、来場者が気持ちよくセミナーに臨めるよう精一杯のおもてなしをしましょう。

まとめ

来場者と運営サイドを繋ぐ受付は、そのイベントの第一印象となるとても重要なポジションということがわかります。
そして、品格が重視され社外の様々な方と接する受付は、臨機応変な対応はもちろん、美しい言葉遣いやビジネスマナーなどの様々なヒューマンスキルが求められる重要な職務です。

求められることが多い仕事ですが、経験を積んでいくうちに高いコミュニケーション能力や、先回りして読み解く力も身に付きます。
また受付を丁寧にこなすことで、挨拶や立ち振る舞いだけでなく、ビジネスマナーやホスピタリティといった内面も磨かれていくでしょう。

たかが受付と思わず、自分が会場の顔だということを意識し今後のビジネスキャリアに活かすことができるよう業務に臨みましょう。