新緑のさわやかな季節、新社会人になった方々は「社内研修」も無事終わりを迎えた頃ではないでしょうか。
今後は打ち合わせや営業に同行するなど、社外に出る機会も多くなります。

そんな中、社外の人に初めて会う際に必ず行われるのが「名刺交換」。
ビジネスマンにとって名刺交換は相手に自分を知ってもらうための第一歩です。

自分の「顔」でもある名刺ですが、交換の際には様々なビジネスマナーがあります。

ビジネスマンにとってまず大事なのは第一印象。
名刺交換のマナーは、ビジネスマンの第一印象に影響するのでしっかり押さえておきたいですね。

今回は、新社会人向けに名刺交換のいろは「正しいやり方・注意すべきマナー」について解説します。

名刺交換の役割

ビジネス上のおつきあいに欠かせない「名刺交換」
名刺は自分の顔を覚えてもらうための大切なツールです。
まずはマナーの前に、名刺交換の役割を確認してみましょう。

1.所属などの自己紹介をする
2.今後のやり取りのための連絡先を伝える
3.挨拶の仕方など、ビジネスマンとしての常識が分かる

名刺交換の役割は上記三点です。
まず当たり前ですが、第一の役割は自己紹介です。
渡す相手に「社名」「部署名」「氏名」を伝えましょう。役職がある場合は役職も伝えましょう。

次の役割は連絡先を相手に伝えること。
そして、ビジネスマナーをわきまえているかどうか判断される場所です。

上記の役割をキチンと理解し、マナーを習得していきましょう。

名刺交換のマナー

それでは名刺交換のマナーについて解説します。
「渡し方」「受け取り方」で見ていきましょう。

名刺の渡し方

まずは名刺を取り出し、交換しやすい位置に立ちましょう。
名刺交換は、必ず「立って」行います。
そして「○○社の××と申します」と最初の挨拶を交わしてから、軽くお辞儀をし、間合いを計りながら名刺交換を始めます。

名刺は胸の高さで持ち、両手で手渡します。
そして、名刺は相手から見て読みやすい向きで渡しましょう。

渡す時は以下に注意しましょう
・名刺は相手の目を見ながら差し出す
・テーブル越しに渡さない
・布やポケットから直接取り出さない
・相手が出した名刺の高さより、低い位置から差し出す

名刺の受け取り方

名刺を受け取る時は、「頂戴いたします」と言いながら受け取ります。
その際、相手の氏名や会社のロゴなどに指がかからないよう注意し、必ず「両手」で受け取りましょう。
間違っても片手で受け取るようなことはせず、受け取った後は胸の高さより上で保ちましょう。
名刺を受け取る時は、相手を「敬う」心と「謙虚さ」を表すことが大切です。

また、名刺は目下の者から差し出すものですが、もし相手に先に名刺を差し出された場合は「申し遅れました」と伝えすぐに自分の名刺を差し出すと良いでしょう。

受け取る時は以下に注意しましょう
・名刺を受け取る時は「頂戴いたします」と言う
・相手の名前や会社ロゴを隠さないように受け取る
・相手の前で受け取った名刺にメモなど書き込まない
・書き込む際は一言伝える

名刺交換の順番

次は名刺交換の順番について解説します。
名刺交換は、その「状況」や「人数構成」によって異なります。
場面に応じた正しい順番で行えるように心がけましょう。

1対1の場合

1対1の場合、名刺は目下の人から目上の人に差し出すのが名刺交換の基本です。
ビジネスにおいて目上・目下とは、社会的地位や年齢などでは決まりません。
ここでいう目上・目下とは、営業される人・する人です。
営業される側が目上、営業する側が目下となります。

営業以外の場合では、地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者の方が目下になると覚えておきましょう。

複数の場合

複数の場合は、目上の人から順に名刺交換していきます。

例えば、部長と新入社員(自分)の2人で営業に出たとします。
訪問先の相手も2人で、4人で名刺交換をする場合、まず目下の営業側から相手に名刺を渡します。
そして、その目下の営業側で一番目上の部長が、先方の立場の高い者と名刺交換します。
そして次に、新入社員(自分)が先方の立場の高い者と名刺交換するという順番になります。

複数の場合の名刺交換は、部長・新人など、同じ営業側の人間が複数いる場合、「その中で一番格上の人」から名刺を渡すというマナーを覚えておきましょう。

まとめ

名刺交換ひとつとっても、ビジネスマナーはいろいろと細かい決まり事がありますが、慣れると自然に振る舞えます。
特に、ビジネスシーンにおいて名刺は「顔」ですので、好感を持たれる交換を意識しましょう。

また、ビジネスマナーの背景にあるのは相手のことを敬うという気持ちですので、どのようなマナーか迷った時は「謙虚」に振る舞うことを忘れずにしましょう。