貸会議室は、通常時間制で借りるものです。そして、時間制限がある限り、利用者としては出来るだけ有効に使いたいと思うものでしょう。今回は貸会議室での限られた時間を有効に活用するために知っておきたい「貸会議室の使い方」をご紹介します。まだ利用されたことのない方も、何度か利用して使い方に苦慮した方も、必見です。

会議・イベントを能率的に進める貸会議室のメリット

社内の通常の会議室と違い、貸会議室の大きな強みはという設備と環境の充実点にあります。
どのような設備・備品が使えるのか、また、それらをどうやって有効活用するのか。貸会議室を借りる5つのメリットを、使い方と共に見ていきましょう。

①遅刻者を出しにくくするために

まず、貸会議室の立地は大都市の中心にあることが多く、アクセスが非常に良いです。会議は正しい時間に始め、正しい時間に終えたいもの。ならば最初から時間が区切られている貸会議室を利用する、というのはとても有効的です。
そして参加者全員を正しい時間に集めるには、誰も迷子にならないようなアクセス抜群の場所を選びたい。そうなればアクセス面での不安が少ない、貸会議室を利用するというのがいい策でしょう。

②備品貸出しを有効活用し、より有意義な会議を

会議をスムーズに進行させるためには、多くの機器を使って視覚、聴覚に素早く内容を訴えることもまた重要なことです。貸会議室はマイクやプロジェクターといった会議に必須のアイテムも数多く揃えており、わざわざ会社から運び出したり、新たに揃える手間も必要ありません。

③「社外で行う会議」がもたらす意識向上を狙う

わざわざ会社の外に出ることが、出席者の意識を高めるという効果にもなります。時間を使って移動し、参加するということは小さくない一つのイベントとなります。

④会議だけじゃなくセミナーにも。人を集めやすいところで開催

会議だけでなく、出来るだけ多くの人を集めたいセミナー形式のものや研修に使用するのにも非常に便利です。セミナーや研修においては、人を行く気にさせるのも重要なので、会場選びも肝要と言えます。アクセスが良いと、多くの人が行く気になるでしょう。 セミナーや研修でもプロジェクターは必要になります。大人数のセミナーは会議よりもプロジェクターの必要性は高まるでしょうか。さらに、貸会議室は大中小全てのホール会場を備えている場合が多く、会場の選択肢としても優秀と言えます。そして、そのホールの設営も自由に指示可能な会場も多いのです。目的に見合った会場設営が出来れば、より有意義なセミナーを開催できますね。

⑤待ち時間のイライラ解消。待合室も作る

待合スペースを必要とするイベントの会場としても優秀と言えるのではないでしょうか。多くの貸会議室を持つ会場ならば、2つの会議室を借りて一方を待合室にしたり、ホールに加えて貸会議室を借りて待機スペースを作ることも可能。待合スペースがあれば、多くの人がイライラすることなく、スムーズにイベントを進行させられるでしょう。