サンケイプラザマガジン

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ノウハウ

「会議を成功させるための挨拶」とはどのようなものか

会議を成功させるためには、事前に議題を明確にした上で必要資料を用意したり、横道に逸れずスケジュール通り進めていく必要があります。 あなたの会社の会議はスムーズに進行しているでしょうか。
実は、会議を上手く進行していくには事前準備だけでなく、ポイントごとの「挨拶」がとても大切な役割を果たします。

事前準備だけではスムーズに会議が運ばなかった方は、今一度、初歩的な挨拶にフォーカスしてみてはいかがでしょうか。
ここでは、会議冒頭の挨拶の目的や必要性、その後の進行や終了の挨拶も含め、会議における「挨拶のコツ」をご紹介します。

会議進行の決め手は冒頭の挨拶

スムーズな会議進行の決め手は冒頭の挨拶です。
そして、その後も会議参加者を配慮し適切に話し合いを進めていくには、ポイントごとの挨拶が鍵となってきます。

では、なぜ挨拶が会議を進行する上でそれほど重要になってくるのでしょうか。まずは、冒頭で挨拶をする目的について整理しましょう。大きく分けて2つの重要な目的があります。

会議の目的をはっきりさせる

会議冒頭の挨拶は、「これから始まる会議の目的を明確にする」という意図があります。
会議というものは、もちろん目的があって行われます。
ですが参加者の中には意外と、なんとなく呼ばれたから、時間があったから、といったようなふわっとした状態で参加している方も少なくありません。
まずは、そういった会議参加者の頭を整理する意味も込めて、冒頭の挨拶で今日の議題をはっきりさせましょう。

また、目的をはっきり冒頭の挨拶で述べると共通のゴールが設定され、会議も脇道にそれず進みやすくなります。

進行役が主導権を握る

冒頭の挨拶には「会議の主導権を進行役が握る」という目的もあります。
これは非常に重要で、挨拶がないまま会議を始めてしまうと、進行役以外の人間も各々自由に発言する空気ができてしまい、秩序ある議論にならなくなってしまいます。
この場を仕切っているのは誰か、ということを会議冒頭で明確にするためにも、最初の挨拶は肝心です。
しっかりとした挨拶で、まとまりある話し合いができる状況を作りましょう。

その他の目的

会議冒頭の挨拶には、大きく分けると「会議の目的をはっきりさせる」「会議の主導権を握る」といった意図がありますが、その他の目的もあります。

人物紹介

全員を紹介する必要はありませんが、面識のない人やいつもと違ったメンバーがいる場合などは、参加している理由を明確にするためにも冒頭の挨拶で紹介してあげましょう。

ルールの説明

会議をスムーズに進行させるため、冒頭の挨拶でルールを決めておくのもひとつの手です。例えば「発言は挙手制」や、アイデアを出し合う際に「反対意見の禁止」など、途中でなし崩し的に決めるのではなく、冒頭の挨拶で最初からルールを明確にしておくと、より締まりのある会議になります。

挨拶をスマートにするコツ

さて、会議における挨拶の重要性は理解して頂けたと思いますが、次は挨拶のコツについて触れていきましょう。
冒頭・中盤・終了、全てにスマートな挨拶をすることで会議はよりスムーズに進行し実りあるものになります。

全員の目を見て話す

挨拶だけでなく、スピーチの基本ではありますが「全員の目」を見て話すことを心がけましょう。
全員の目を見て話すことで、参加者をより会議に参加させ、それぞれの位置の確認をすることができます。
目ではなく、顔全体や鼻や口元を見て話しても構わないので、なるべく参加者全員を見渡して話すようにしましょう。

挨拶は短く

冒頭の挨拶は必ず短くまとめましょう。
冒頭の挨拶が長くなりすぎることで会議全体がだらけたものになってしまいます。
少し長くなりそうな場合は、「挨拶・目的」「紹介・ルール」などで一度スパッと区切るとメリハリのついた挨拶になるでしょう。

中盤、休憩前後に簡単な挨拶

会議が長くなった場合や二部構成の際は、休憩の前後に挨拶をはさみましょう。
「休憩後は〇〇についてお話します」や「前半では〇〇について決まりました。さて後半では〇〇について具体的な案を」など、簡単なもので十分です。

また、ここで少し褒めたり感謝の気持ちを述べておくのもひとつのコツです。
会議が上手く進行している場合はそれをそのまま伝えるといいでしょう。
逆に少しヒートアップしてまとまりがない時でも「こんなに有意義な意見がたくさん出るとは」など、この会議はいい感じに白熱して進んでいると参加者に思わせるのも司会者の腕です。
後半がスムーズに進むよう、中盤の挨拶も忘れず意識しておくと良いでしょう。

最後の挨拶も丁寧に

終わりよければ全て良しといった言葉があるように、どんな会議であっても最後の挨拶は丁寧に行いましょう。
最後の挨拶は、次に繋がる始まりの挨拶だということを意識して、参加者に心から感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

まとめ

「挨拶」が会議を進行する上でいかに重要な役割を果たすか理解して頂けたと思います。
挨拶もコミュニケーションの一環です。ちょっとした挨拶を手を抜かず行うことで、会議の主導権を握りスムーズに話し合いを進めることができるので、ポイントを抑えスマートな挨拶を心がけましょう。

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