サンケイプラザマガジン

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ノウハウ

会議に欠かせない記録。ワンランク上の議事録を作るコツ

毎日の簡単なミーティングや会議の議事録から、株主総会などの議事録まで。
議事録にはちょっとした内容のものから、総務部門が携わる重要なものまで様々あります。

そして、多くの新入社員が最初に与えられる仕事のひとつでもあります。
新入社員の方は入社した時困らないように、社員の方は新入社員が入ってきた際にしっかりとした議事録の取り方を教えられるように、今一度おさらいしてみましょう。

議事録は、会議に参加しなかった人でも内容や決定事項がひと目で分かるように、議題内容を効率的にまとめる「編集力」が大事になってきます。
会議の議事録を作るうえで気をつけるべきことや、議事録の取り方の基本から編集のコツをご紹介します。

議事録をとる目的と重要性

議事録をとる目的

議事録をとる目的は、大きく分けて2つ。
「事後の確認」と「情報の共有」です。
会議で話し合われた内容を後ほど確認するため、そして会議に参加していない人達と情報を共有するため議事録を作成します。
しかし、会議内容をただ全て記録してしまうと非常に長く、読み辛い議事録になってしまいます。
後ほどの混乱を防ぐためにも、議事録は「会議で何が話し合われたのか」「決定事項は何か」を簡潔にまとめたものを作成する必要があります。

議事録をとる重要性

議事録は、口頭だけのやり取りで起きる「言い間違い」や「聞き間違い」を防ぐための、事後の証拠資料としてとても重要になります。
小さな会議を行う場合でも議事録をとることによって、その後の問題が起こる可能性を低くすることができるので必ず作成するようにしましょう。
後々の証拠資料としてだけではなく、誰が見ても状況を把握できるように、正確で分かりやすい議事録を作成する必要があります。

会議の議事録の作り方

会社や業種によって多少の違いはありますが、議事録には概ね基本フォーマットというものがあります。一般的な議事録を作成する際は、以下の項目を含め作成します。

・会議名
・開始日時と終了日時
・出席者
・会議の目的
・開催場所
・決定事項

会議名

他の会議と区別できるように、会議名を見ただけで内容が直ぐに分かるように工夫しましょう。

開始日時と終了日時

どの位の時間を掛けた会議かがひと目で分かるように、開始時刻と終了時刻は記録するようにしましょう。
会議に費やした時間を把握することで、今後の無駄を省いたり、次回会議のスケジュールが立てやすくなります。

出席者

会議での決定に関わった人を明確にするため、出席者の部署・肩書・氏名などを控えておきましょう。

会議の目的

後から読み返す時や、出席していない人にも分かりやすくするため会議の目的は必ず記載しましょう。

開催場所

社内でなく貸し会議室などを使った時は開催場所も記述しておくと良いでしょう。
会議の場所を具体的に記録しておくことで、次回以降の場所を決める参考になります。

決定事項

決定事項は、必ず記録しましょう。 どうしても決定次項が決まらない場合でも曖昧にせず、途中経過やいつまでにどのように決定するかなどを具体的に書いておきましょう。 何も決まらず、議事録も曖昧な内容になってしまっては、次の会議もまた時間と手間を無駄に費やすことになってしまいます。

上記の項目をキチンと頭に入れておけば、議事録を効率的にまとめることができ「編集力」が身につきます。

ワンランク上の議事録を作成する為のポイント

ワンランク上の議事録を作成する為のポイントをご紹介します。

フォーマットを統一する

議事録の書き方は会社によってそれぞれだと思いますが、フォーマットを統一させると良いでしょう。
予めひな形を作成しフォーマットを統一することで、会議の内容を取りこぼしなくしっかりとメモする余裕が生まれます。
また、後ほど確認する時に分かりやすいだけでなく、情報抜けを防ぐことができたり時短にも繋がります。

例えばファイル名の日付の書き方であっても、「20170808」「2017/08/08」「2017年08月08日」など表記ブレせず、「20170808」であれば「20170808」に統一させましょう。
同時にファイル名は、「何」の会議か、「いつ」の会議かを記載すると、会議後に議事録をスムーズに見つけだし振り返ることができます。

文章の構成・トーン・語尾なども統一させるとなお良いでしょう。

5W1Hを意識する

誰かに何かを伝える時、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を意識することが重要なように、人に分かりやすく伝える議事録もまた、5W1Hが基本となります。
5W1Hを意識し簡潔にまとめることを心掛けるだけでポイントを押さえた議事録になり、読み手も自然に読むことができます。

議事録は決定事項をキチンと記載することが大事ですが、そこに至るまでの経緯を分かるように書くことがとても重要になってきます。
5W1Hを意識して書くことで、なぜそのような決定に至ったかの経緯を分かりやすくまとめることができます。

保留事項や検討事項も記載

会議の決定事項だけでなく、保留事項や検討事項も記載しておくことでより分かりやすい議事録となります。一回の会議で全ての結論が出せれば良いのですが、実際には保留のまま結論が出ずに進んで行く案件も多いので、保留検討事項も記載しましょう。
担当や期限を設けて明確に書くと次回の会議がよりスムーズになります。

同時に、次回の予定についても一言添えておきましょう。
未定の場合でも「未定」と書いておくことで「まだ結論が出ていない」「後ほど決める必要がある」という情報となるので、「未定」の場合も記載すると良いでしょう。

また、次回の予定を議事録の最後に記載することで、欠席したメンバーも予定を組みやすくなり、参加メンバーとの情報量の差を埋めることができます。

まとめ

議事録は、次回の会議や業務の重要な参考書類となるので、ポイントを押さえて正確な議事録が作成できるようにしましょう。
また、議事録は会議から時間が空かないようなるべく早く完成させ、メール等で会議参加者に送付しましょう。
関係者の確認までが議事録の作業です。
しっかりとした会議のエビデンスが残せるよう、質の高い議事録作成を意識しましょう。

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