都内には数多くのカンファレンス施設がありますが、施設によってその特徴が異なります。

大切なドクターを招待する研究会の場合、特に下記ポイントを押さえると良いでしょう。

１、アクセスが良いか？

カンファレンス施設を選定する場合、まず出来る限り駅近であること、アクセスが良好であることが重要なポイントです。

駅から遠い場合、施設に辿り着くまでに迷ったり、時間がかかったりと参加者に　　負担がかかってしまいます。

特に全国から参加者が集まる研究会の場合、ターミナル駅周辺や、複数の路線が使える立地であればアクセスがし易いでしょう。

２、会場の広さはゆったりめがおすすめ！

研究会の規模や参加人数に応じて、適切な広さの会場を選びましょう。

本会場については、机は2名掛で、机と机の間隔も広めに取れる、ゆったりめの会場をおすすめします。その他に講師控室、事務局、世話人会、情報交換会の会場が必要な場合は、合わせて確認しましょう。

また、事前に会場を内覧して、動線等把握しておくこともポイントです。

３、必要機材のチェックはココがポイント！

注意が必要なのは、映像のトラブルです。

当日PCとプロジェクターの規格が合わず接続出来なかったり、複数のPCを切替　　える際、それぞれの解像度が異なっていて、画角が変わってしまったりすることです。複数の演者が講演する場合、予め1台のPCにデータを落とし込み、バックアップのPCを用意することが望ましいですが、演者がそれぞれ自身のPCを持込み切替えする場合は、解像度を揃えておく様にしましょう。

事前に会場の内覧と映像テストを行うことを是非おすすめします。

万一のトラブルに備えて、専属の技術スタッフが常駐している施設だとより心強いです。また、インターネット回線やWi-Fi環境が整っていることも重要なポイントです。

４、当日に急な対応が可能かどうか？

万全に準備した催事であっても、当日様々な追加事項が発生するものです。

例えば、講師控室へ出す飲み物等、予定した時刻より早く到着したり、ぎりぎりで到着したりと時間が読めない場合があります。専属のサービススタッフが常駐していて、ある程度、当日注文に対応出来る施設が使い勝手が良いでしょう。

また、芳名帳をコピーしたり、急遽データから印刷をしたりする場合、コピーの為にコンビニを往復したりするのは面倒です。施設内にコピー機があるかどうか、USBから印刷が可能か等も当日の運営にあたって重要なポイントです。芳名帳マット、筆記用具等無料で貸出している施設もありますので、事前に確認しましょう。

以上、当日の運営をスムーズに行える様、万全の備えを持って臨みましょう。

【担当　東京・大手町サンケイプラザ】