会議を開く上で大切なのが準備です。 適切な事前準備を行うことは会議を成功させる近道になります。 そこで今回は、会議を無駄なものにしないために、気をつけておきたいポイントをまとめてみました。

会議の事前準備

会議を開く上で大切なのが準備です。
適切な事前準備を行うことは会議を成功させる近道になります。
そこで今回は、会議を無駄なものにしないために、気をつけておきたいポイントをまとめてみました。

目的・テーマ

会議を行う上ではじめに決めておきたいのが目的です。

• ・なぜ会議を行うのか？ 
• ・会議で決めることは何か？
  
  

これらがはっきりしていないと何のために会議をしたのか分からない、無駄な時間に終わってしまう恐れがあります。
はじめに決めておきたいポイントと言えるでしょう。

日程

目的が決まれば次は日程を決めていきます。
なるべく参加予定者が全員参加できるように決めていくのがベストです。
週一回など定期的に開催している会議であれば決まった曜日・時間に設定しておくことで各々の予定がつきやすくなります。

時間を決める上でのポイントは、「何時から何時まで」と終わる時間まで設定しておくことです。終了時刻を決めていないと、ダラダラと長くなってしまい時間を無駄にしてしまう恐れがあります。
時間を制限することで、会議をより濃密な時間にすることができるでしょう。

参加者

目的、日程を決めたあとは参加者を選んでいきます。

会議の参加者は多ければいいというわけではありません。
少なければ少ない方が良い場合もあります。

• ・参加者が同じ目的を共有できているか？
• ・全員に決断する権利があるのか？ 
• ・会議終了後、役割を与えられる参加者なのか？
  
  

これらの項目を満たしている人を選ぶことが重要です。
会議の質をより高いものにするために、参加者の人選にもこだわりたいです

会議に対しての心構え

会議に参加する上で一人ひとりの心がけ、気配りも大切です。

まずは時間を守ることです。
これは会議に限らず、ビジネスにおいて最も重要な要素の一つでしょう。
遅刻者がいても会議を始めてしまうくらいの緊張感をもたせた方がより効果的な会議になります。

また、会議において個人的な意見を述べることも避けた方が良いです。

• ・どのように下調べされた情報なのか？ 
• ・情報を裏付けできるのか？
• ・情報をどのように反映させていくことができるのか？
  
  

より具体的、現実的な意見としてデータを増幅していくことが大事です。

その他にも会議に参加する上で各々が気をつけたいポイントはあります。

• ・会議の趣旨から外れた発言、相手の意見を否定
• ・居眠り、あくび、貧乏ゆすりなど
• ・携帯電話の着信音を鳴らす
• ・時計をしきりに見る
  
  

これらの行為は会議におけるマナーとしてはふさわしくありません。 会議をより有意義な時間にするために、周りに対しての気配りは心がけたいです。

その他のチェックポイント

会議を開く上で準備しておくべきものがあります。

まずは備品です。
プロジェクター、マイクなどの機器が正常に動くか事前に確認しておきましょう。
ホワイトボードを使う場合も、書く内容に伴って2、3色のペンを用意するなどして工夫すると良いでしょう。

部屋の照明、空調にも気を配りたいです。 参加者がより会議に集中できるように事前に調整しておきましょう。

また、会議に使用する資料があれば各座席へセッティングしておきます。
会議進行役、準備担当者の手元に議事次第(会議において協議する課題を記載した書類)、進行予定表、参加者のリストが渡っているかも合わせて確認しておきたいです。