会議室選びのコツ紹介！

人数が多い会議や外部を招いてのプレゼンテーション等を行う場合、自社施設だけではスペースや設備が足りないというケースが考えられます。
そんな時に有効活用したいのが「貸し会議室」です。しかし、全国に1万以上あると言われている貸し会議室。どこを選んで良いのか分からないという人は多いはずです。
そこで今回は、貸し会議室を選ぶ上で押さえておきたいコツを紹介したいと思います。立地、アクセス、機材・備品レンタルサービスなど様々な要素から考えてみましょう。

立地

まずは立地の面から考えてみましょう。会場の条件として、場所が分かりやすいかどうかは重要な要素です。
また、会議やイベントを行う上で相応しい場所なのかどうかも考える必要があります。会場の周りが騒音で気になる場所などは避けるべきでしょう。
その他、案内板のある施設であれば参加者も目的地へ行きやすくなります。赤いオブジェのような、来場者にとって分かりやすい目印があると便利です。
セミナーなら大手町や東京駅付近を選ぶなど、行う会議、イベントに合った立地を選ぶことが重要です。

アクセス

貸し会議室を選ぶ上ではアクセス面も重要な要素を占めてきます。基本的には駅から近い場所を選ぶことが大切です。
参加者の立場で考えると、交通の便は良いに越したことはありません。駅から徒歩圏内の貸し会議室を押さえるのがベストです。雨天時の場合、駅直結だと雨が凌げて参加者も来やすいでしょう。
他には、車で来る人のために駐車場があるかどうか、広さがどうなのかも事前にリサーチ しておきましょう。

機材・備品レンタルサービス

貸し会議室の中には、機材や備品のレンタルサービスを行っている施設もあります。事前にホームページなどで下調べをしておきましょう。
会議において必要なものとしては、マイク、プロジェクター、スクリーンなど。Wi-Fi・インターネット回線もあると良いでしょう。
他にもあると便利なものはあります。コピー機、FAX、Wi-Fi、飲料水や軽食などのケータリングサービスを提供している貸し 会議室もあります。参加者のニーズに合わせて、これらのサービスを備えている貸し会議室を選ぶのが良いでしょう。

イベント別、お食事プラン

貸し会議室選びのコツを紹介してきましたが、イベントに沿った食事サー ビスを提供している貸し会議室もあります。
会議だけでなく、パーティー、結婚式の二次会、同窓会などそれぞれの用途に合わせた食事プランを備えた貸し会議室もあります。セミナーでは軽食やお弁当、パーティーにはシェフが作ったビュッフェ形式の食事プランなど用途に合わせて使い分けるのが良いでしょう。
より良い会議、イベントを作り上げるために食事面でも気を配ることで来客者の満足度も変わってきます。事前にホームページで下調べをして押さえておくと良いでしょう。

料金

他に貸し会議室を借りる際に押さえておきたいのは料金面です。会議室を利用する人数、時間、レイアウト、備品などの条件に合わせて、事前に料金の見積もりができる機能もあります。
http://www.s-plaza.com/price/simulation/
こちらを利用してみるのも良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
貸し会議室を選ぶ際に押さえておきたい基本的なコツをご紹介してきました。
貸し会議室選び一つとっても集客や参加者の数に響いてしまいます。会議、イベントをより良いものにするために、会議室選びにこだわりをもってみてはいかがでしょうか？