サンケイプラザマガジン

今時の会議室事情から、セミナー開催のコツなど発信します。

会議室

都内でビジネスイベントを開くには東京駅周辺が便利。貸し会議室でイベントを開催しよう

都内でビジネスイベントを開くのに絶好の場所が東京駅周辺。
新宿など都内からのアクセスの良さだけではなく、新幹線の駅もあるため東京駅は他県からも訪れやすくなっています。小規模から大規模まで全てのビジネスイベントを開くのに最適な場所だと言えるでしょう。

貸し会議室の選び方は?

ビジネスイベントを開く際の貸し会議室の選び方として、まずは「立地」と「予算」を検討するかと思います。
集客率を上げるために、立地の良さは最も重要な要素のひとつ。
しかし、イベント成功のための貸し会議室選びですが、立地と予算だけでなく他にも見ておきたいポイントは多々あります。
貸し会議室でイベントを開催する際は、東京駅近辺など好アクセスの場所を予算と相談しながら選択し、その他会議室の設備やサービスもキチンと把握しておきましょう。

会場スタッフの有無

まずは会場に専任のスタッフが常駐しているかどうかを確認しておきましょう。
イベントスタッフなどの必要人材はもちろんイベント主催側で用意しますが、会場内での突然の機材トラブルなどにすぐ対応してくれる専任のスタッフが当日会場にいるかいないかでは大きく違います。
いくら万全の体制で挑んでもイベントは予期せぬトラブルなどが発生してしまう恐れもあります。
より安心感を持ってイベントに臨むためにも、会場スタッフが常駐し対応してくれるサービスのある貸し会議室が望ましいでしょう。

機材・備え付け備品の確認

今やビジネスイベントにおいてプロジェクターなどの機材は必須となっています。
どの貸し会議室にもそれなりの機材や備品がありますが、会場や部屋によって機器の性能にも差があります。
特に、持ち込みPCがWindowsかMacかによって会場のケーブルが使用できるかどうかも変わってきます。PC
がそのまま使えるか変換アダプタなどが必要になるかなど、機材や備え付け備品の確認は必ずしておきましょう。

飲食が可能か、食事プランなどが手配できるか

飲食OKかそうでないかの会場によって、イベントの内容や終了後のプランも大きく変わってきます。
ビジネスイベント終了後、そのまま簡単に懇親会などを開催したい場合は飲食が可能な貸し会議室を選びましょう。
特に近年の貸し会議室は、本格的な食事プランを提供しているところが増えてきています。
ホテル顔負けのビュッフェが楽しめる一流シェフによる食事プランを提供している貸し会議室も増えてきているので、食事に重きを置きたい場合はチェックしてみて下さい。
その際は、ドリンク配膳サービス員などを会場で一括して手配できるかなども調べてみましょう。
自分でするには手間がかかる意外なサービスが無料で手配できたりします。

イベント開催にあたって

イベント開催にあたって、貸し会議室を選んだ後は使い方も知っておきましょう。
貸し会議室は基本的に時間制で借りるものですので、当日バタバタしてしまうと勿体無いです。
限られた時間を有意義にフル活用できるよう、あらかじめ知っておいた方が良いことをご紹介します。

下見・事前確認を

使い方を知るためにも下見や事前確認・打ち合わせは必ず行うようにしましょう。
当日バタバタせず、タイムテーブル通りにイベントを進められるよう会場レイアウトや必要機材などキチンと打ち合わせをしておきましょう。

また、事前に打ち合わせをして会場のレイアウトなどを全て決めていても、当日急遽レイアウトを変更しなければいけなくなったり、機材を追加しなければいけないこともあるでしょう。
そういった時、急なレイアウト変更や機材追加に対応してくれる貸し会議室がベストです。
イベント開催の際は、様々なことを想定して事前確認を怠らないようにしましょう。

意外なものが借りられる

貸し会議室を使う大きなメリットは、自社やその他イベントルームにはないような機材を使えることです。
マイクやプロジェクターなどの備品は然ることながら、タイムキーパー用の置き時計やベル、集金用の手提げ金庫などなど、意外なものも借りられたりするので、事前に会場の備品チェックは必ずしておきましょう。

まとめ

貸し会議室の選び方は様々ですが、まず着目すべきは「立地」です。
アクセスが良くなければ人はなかなか集まりません。
特に地方の人向けのイベントを東京で行うのであれば、東京駅近辺ほど適した場所はありません。
貸し会議室でイベントを開催する際は
①予算との兼ね合いで東京駅近辺のような好アクセスの場所を探す
②会議室の設備やサービスをキチンと把握する
③下見・事前打ち合わせは必ず行う

以上のことに注意しましょう。

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