会社の会議や研修などを行う際に利用する貸し会議室。イベントをより良いものにして、成功させるために会場選びにはこだわりたいものです。
一方で、貸し会議室を選ぶ際にただ何となく選んでいるということはないでしょうか？借りる際に忘れがちなポイントを押さえておくことは大切です。そこで今回は、貸し会議室選びに関して忘れがちなポイントをまとめていきたいと思います。

定員数に応じた部屋選び！

貸し会議室を借りる上で押さえておきたいのが参加人数に応じた部屋選びです。
会場には定員数が定められています。
行うイベントが大規模なものか中規模・小規模なものかで借りる会議室の大きさも変わってきます。収容人数に対して参加者が多く入ることができなかったり、参加人数に対して会場が広すぎたり、非効率で無駄が生じてしまう場合があります。
大抵の貸し会議室のホームページには、室内のイメージ写真や規模などが掲載されています。広さや、㎡数など具体的に示されている場合も多いので、事前にこれらの情報をチェックして、選ぶ際の参考にしましょう。

利用時間のチェック

続いて見ておきたいのが貸し会議室の利用時間です。
入室できる時間が、利用する会場によって違いますので、予約時刻の何分前に入室可能かを確認しておきましょう。イベントの準備やセッティングに要する時間を把握して、時間が足りない場合は予約時間を前倒しにするなどの対応が必要です。

用途に合わせた机のレイアウト選び！

貸し会議室にはさまざまなレイアウトが存在します。借りる際には使用目的やイベントの内容に応じたレイアウト選びが必要です。

会議・商談向け

会議や商談といったビジネスにおいて重要な場面に向いたレイアウトとしては、主に以下の２つが挙げられます。

【口の字型形式】

「口の字型形式」とは、長机を「口」の字型に配置したレイアウトのことです。このレイアウトは参加者全員が四角く配置された机の外側に座るため、お互いの顔を合わすことができます。
参加者が距離感を保ちつつ、緊張感を持ちながら議論をすることができることから、国際会議や重役会議などで使われる形式です。

【島型】

4〜8名ほどが机を介して対面に座るレイアウトとなります。 配置通りにいくつかのグループに分けることができるので、商談会や社内会議でグループワークを取り入れている場合はとても有効な配置と言えるでしょう。

セミナー向け

セミナー向けは会議・商談とは異なり学ぶことを目的にしているので、それに合わせた机の配置が必要です。主なものとしては以下の２種類があります。

【スクール形式】

全ての机、椅子が一方向を向いています。
大学の講義、塾などで採用されているレイアウトです。
講師が参加者全員の顔を確認しながら話すことができます。

会社説明会、研修会、決算説明会等に向いている形式といえますが、
一方で、参加者が互いに顔を合わせることはできないので、議論には不向きのレイアウトでもあります。

【シアター形式】

全ての座席が同じ方向を向いているという点では「スクール形式」と変わりませんが、「シアター形式」には机がありません。その分だけ座席をたくさん入れることができます。
講演会などで使われることが多いです。
アンケートなど記入してもらう物がある場合は、参加者用のバインダーを用意することも検討しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
貸し会議室を借りる際に忘れがちなポイントを挙げてきました。
これらの項目以外にも会場をレンタルする時に工夫できる点はあります。
各々の用途・目的に合わせた貸し会議室選びを心がけたいですね。