いったい何時から何時まで借りればいいのかをセミナーを例にして考えてみましょう。

１）まずは、事前準備→本番→撤収の所要時間を大まかに把握しましょう。

＜準備の為の入室から退出までを貸室時間内に納めることが重要です＞

事前準備には、資料配布、音響・映像機器のセットアップ、受付準備、配布物があればその準備などが考えられますね。

蛇足ですが、事前に荷物を送付・荷受けをしてくれる会場があれば当日の負担も少しは減らせるでしょう。

音響・映像機器のセットアップですが、会場に詳しい係員が常駐していると安心ですし、プロジェクター投映は事前に実機で確認したいもの。会場の係員に相談するのを忘れずに。

ミネラルウォーター等の飲料を席に配布する場合は会場から購入すれば、

席へ配布サービスをしてくれる場合が多く、回収・廃棄料が料金に含まれていれば利用する手はありません。

受付開始の時間は、だいたい開演の30分前が多いです。

なお、急遽、セミナーが延びる可能性があればその旨の想定も必要で、せっかくいいセミナーなのに途中中断となってしまっては悔やまれます。

 ２）会場はどんな時間区分で貸し出しているのか？

 ＜少しでもムダが無いように借りたいところ。貸室時間はどんな設定なのでしょう＞

 大まかに言えば、午前や午後もしくは半日や一日などの時間区分の貸し出しと、

1時間単位で使った時間だけの課金システムの２パターンではないでしょうか。

貸会議室を借りるということは、オフィスを借りるのと同じで交通の便や施設の充実度などが比較されます。

しかし大切なのは、その催事でしたいことにどれだけ対応できるかがポイントです。

貸室時間内に効率的に事前準備や撤収の時間を収める為、会場側のサポートがどれだけ有るのかを知るのが重要になります。その辺りをよく確認して進めていただければと思います。