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ノウハウ

どうやって選ぶ貸し会場?立地・料金より大事なサービスの話【2017版】

セミナー・シンポジウム、講演会などを企画する場合、ほとんどのお客様が、「立地が良いか」「料金が予算内でおさまるか」を検討されます。ただ、立地と予算のみで決めてしまうと、本当に行いたい内容ができないと言うこともあり得ます。そこで今回は、貸し会議室にはどのようなサービスがあるのか?どこにポイントをおいて、会場を決めればよいのか?を中心に見ていきたいと思います。

 

(1)会場にPC、プロジェクターに詳しいスタッフがいるか。

今や、セミナーではプロジェクターは必須となっています。各会場によって機器の性能の差がありますので、映像の明るさ、解像度など機能的なものからPCとの接続ケーブルの形状も確認しておきましょう。

PCではWindowsだけでなく、Macの操作にも精通したスタッフがいる会場でしたらなお安心です。持込みPCがMacの場合は会場に変換アダプターがあるかも重要なポイントとなります。

 

(2)資料、備品など荷物を発送したいが事前受取りが可能か。

会場で荷物の受取り・保管が可能であれば、12日前に発送しておきましょう。基本、受取に1個いくらと「有料」の会場もありますが、「無料」で受取・保管をしてもらえる会場がベストです。

   

大型イベント、展示会の場合、大量の荷物の保管ができるかもポイントです。会場によっては、保管スペースが確保できない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

 

3)ドリンク、軽食(お弁当など)を指定した時間に提供が可能か。

会場に飲食専門のサービス担当がいる場合は、時間指定ができる場合がほとんどです。特にテーブルへ1本づつドリンクを配膳してくれるサービスが用意されているかもチェックしましょう。当日、運営スタッフが少なくて、ドリンクまで対応ができない場合でも会場側が全部行ってくれるので他のことに集中できます。お弁当の配膳も同様です。

 

(4)必要な手配を会場で行ってもらえるか。

下記のような内容の注文がワンストップでできる会場を探しましょう。

①クローク人員の手配

②同時通訳設備の手配

③常駐してのドリンク配膳サービス員の手配

④ブース設営や電気、配線工事の手配

⑤吊り看板、誘導看板、お花など装飾物の手配など

運営時には、さまざまな手配物があります。

ご自分ですべて行うには手間がかかりますので、会場で一括して手配できれば担当者の負担も減ります。又、意外なものが手配できたりしますので、会場担当へ確認してみましょう。

 

(5)会場にスタッフが常駐しているか。

万全の体制で挑んでも、何かトラブルが出て講演会が中断するなどの

可能性はゼロではありません。そんな時、技術担当が常駐している会場 は安心です。機材トラブルであわてないためにも、万が一の対応が即できる会場を選びましょう。

 

(6)急に必要になった場合、小物類の貸し出しが可能かどうか。

会場に貸出し用の小物があれば、うっかり持ってくるのを忘れた場合に非常に助かります。事前にお願いして用意しておいてもらうなどが可能な会場もありますので積極的に利用しましょう。

   

   【貸し会議室で、よくある貸出し小物10選】

   ①電源・延長コード

   ②レーザーポインター、さし棒

   ③置時計

   ④ペン、鉛筆、消しゴム

   ⑤ネームプレート、名札

   ⑥名刺受、表彰盆

   ⑦マグネット

   ⑧セロハンテープ、ガムテープ

   ⑨ステープラー(ホチキス)

   ⑩クローク札

 

  《編集後記》

大手町サンケイプラザ営業担当の前田です。今回の記事はどうでしたでしょうか。大手町サンケイプラザでは、お客様によって違うひとつひとつのご要望を限りなく実現可能にできるように、スタッフ一同、日々できる限りの対応をしております。東京でセミナー会場などをお探しの皆様、今は会場にないが「こんな備品、設備があればいいな」等のご要望がございましたら、お気軽にご意見をいただければと思います。

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